Une organisation efficace repose en grande partie sur la qualité de la communication entre vous et vos salariés. Des consignes claires et adaptées facilitent l’exécution des activités et renforcent l’implication de votre équipe. Cet article vous aide à structurer et transmettre vos consignes pour améliorer la compréhension, la motivation et la productivité.
À retenir
- Formuler une consigne claire repose sur cinq questions simples : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ?
- Un langage accessible facilite la compréhension immédiate.
- Expliquer le sens de l’activité renforce la motivation.
- Varier les modes de communication selon la situation et les préférences du salarié.
- Un suivi régulier permet d’ajuster le travail et d’encourager les bonnes pratiques.
Comprendre les bases de la communication
La communication ne se limite pas à transmettre des instructions. Elle implique une compréhension mutuelle entre vous et votre salarié. Une consigne bien comprise repose sur une réponse claire aux questions Suivantes :
- Qui ? Est-ce-que la personne à qui je confie le travail a toutes les clés en main pour le réaliser efficacement et sait le faire ?
- Quoi ? Que faut-il faire exactement ?
- Où ? Dans quel lieu le travail est-il à réaliser ?
- Quand ? Quels sont les délais à respecter ?
- Comment ? Quels outils, équipements, sont nécessaires pour sa réalisation ?
La réponse à ces questions structure les messages à communiquer au salarié pour exécuter efficacement le travail demandé en évitant les incompréhensions et cela permet le cas échéant de procéder aux ajustements nécessaires.
Les clés d’une consigne claire
- Utiliser un langage simple : Adaptez votre communication à votre interlocuteur, en évitant les termes techniques inutiles. Le but est de garantir que le salarié comprenne immédiatement ce qu’il doit faire.
- Donner toutes les précisions utiles : Décrivez l’activité à accomplir avec des éléments concrets, comme le lieu précis, les outils et équipements nécessaires et les délais de réalisation, pour ne pas perdre de temps dans l’exécution du travail.
- Reformuler pour s’assurer de sa bonne compréhension : N’hésitez pas à demander à votre salarié de répéter les consignes pour s’assurer qu’elles sont comprises et qu’il n’a pas besoin de précisions particulières ou d’éléments supplémentaires techniques ou matériels pour la bonne réalisation des travaux.
Exemple pour une activité liée au labour, dites : “ Labourer la parcelle au sud de la grange, juste après la haie en utilisant le tracteur rouge, remisé dans le hangar, démarrer à 8h sur la parcelle. Le travail devra être fini pour 12h et le tracteur remis à sa place habituelle dans le hangar pour 12h30. En cas de difficulté ou de panne matériel, me contacter avant toute intervention.”
Donner du sens au travail
Expliquer le contexte d’une mission, son utilité et sa plus value pour l’entreprise, donne du sens au travail et favorise l’implication de votre salarié . Une simple phrase comme « Cette tâche est essentielle pour préparer la parcelle avant les semis, elle impacte directement la culture à venir et permettra de gagner un temps précieux pour la suite des travaux ».
Instaurer un dialogue régulier sur le travail
- Mettez en place des temps d’échange :
- informels (café du matin, repas d’équipe) : pour parler des travaux en cours, avoir le ressenti des salariés et écouter leurs retours
- mais aussi formels (réunions hebdomadaires, entretiens annuels) pour discuter plus précisément des priorités, des objectifs, des projets, des conditions de travail… et voir ensemble comment améliorer la façon de travailler.
- Félicitez le travail bien fait : Valorisez un travail bien fait avec des retours positifs cela participe de la reconnaissance au travail et favorise la motivation
- Faites des retours sur les travaux pour voir ce qui a bien fonctionné et formulez si nécessaire des critiques, mais toujours de manière constructive et définissez ensemble les points d’amélioration.
Varier sa communication
Dans le secteur agricole, les activités sont diverses et variées et vous devez souvent faire face à des imprévus, ce qui peut impacter la nature des messages à communiquer aux salariés.
Voici donc quelques bonnes pratiques pour s’assurer de leur efficacité :
- Consignes orales : Idéales pour les tâches quotidiennes simples. Par exemple, réunir l’équipe le matin pour répartir le travail.
- Consignes écrites : Adaptées aux tâches plus complexes, ou moins régulières. Fournissez des notes claires et accessibles. Vous pouvez faire des schémas pour plus de lisibilité.
- Accompagnement sur le terrain : n’hésitez pas à montrer une méthode lors d’une nouvelle tâche, cela favorise l’apprentissage et peut être utile pour certains salariés moins à l’aise avec l’écrit.
Sans oublier de vous adapter à vos salariés, car certains préfèreront la sécurité et se référer à un écrit, d’autres voir concrètement comment réaliser le travail confié et certains encore aimeront faire preuve d’initiative et expérimenter eux mêmes.
Contrôler et ajuster le travail
Un suivi régulier permet de s’assurer que les objectifs sont atteints tout en valorisant les efforts de votre salarié et en procédant aux ajustements nécessaires si besoin.
Contrôle bienveillant
Observez le travail réalisé, vérifiez les résultats et discutez des difficultés rencontrées. « Les réglages de l’atomiseur sont-ils corrects ? Les pommiers sont-ils bien taillés ? » et si des difficultés sont rencontrées, voir comment y remédier ensemble, notamment par la formation.
Recadrage constructif
En cas d’erreur, adoptez une approche positive : expliquez ce qui ne va pas et montrez comment corriger. Exemple : « La prochaine fois, pense à vérifier les outils avant de commencer et te référer au tableau des consignes. Cela évitera les retards. »
Une bonne communication, un levier efficace pour la productivité et la cohésion
Une communication efficace et des consignes claires ne sont pas qu’une formalité. Elles renforcent la relation de confiance entre vous et votre salarié, favorisent l’engagement et améliorent la productivité, par un meilleur fonctionnement. En clarifiant les consignes et en structurant vos échanges, vous facilitez le travail de votre équipe et améliorez l’organisation quotidienne.
Pour être accompagné sur le sujet, n’hésitez pas à contacter votre conseiller emploi en FDSEA pour bénéficier d’un appui ou de conseils adaptés à votre situation.
