Vous venez d’embaucher ou vous vous apprêtez à le faire ? Au-delà du contrat de travail, plusieurs obligations légales encadrent la relation avec votre salarié et ce dès son premier jour. Voici l’essentiel à connaître pour rester en règle.
À retenir
- La DPAE doit être transmise avant l’arrivée du salarié.
- Un contrat écrit est obligatoire pour un CDD, un contrat saisonnier ou un temps partiel.
- Un bulletin de paie doit être remis à chaque salarié, même pour quelques jours de travail.
- Les informations figurant sur le bulletin doivent être cohérentes avec la DSN.
- Une erreur de contrat ou de paie peut entraîner des sanctions ou un contrôle renforcé.
Déclarer un salarié agricole avant son embauche (DPAE)
Avant même le premier bulletin, n’oubliez pas la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), à transmettre à la MSA au plus tôt 8 jours avant la prise de poste. C’est elle qui déclenche l’ensemble des droits sociaux de votre salarié (assurance maladie, accident du travail, retraite).
Le contrat de travail : quand est-il obligatoire ?
Le contrat de travail doit lui aussi respecter certaines règles. Pour un CDI à temps plein, un écrit n’est pas obligatoire mais reste vivement recommandé. En revanche, dès qu’il s’agit d’un CDD, d’un contrat saisonnier ou d’un temps partiel, l’écrit est obligatoire et doit être remis au salarié qui doit le signer, tout comme l’employeur. Les mentions à inscrire dans le contrat de travail sont inscrites dans la convention collective nationale, à savoir l’identité des parties : noms, prénoms, adresses, la date du début du contrat, la période d’essai éventuelle, le lieu de travail, la classification professionnelle, la durée du travail, la rémunération, les coordonnées du régime de protection sociale de base, de l’organisme d’assurance de protection sociale complémentaire et de la caisse de retraite complémentaire ainsi que la convention collective applicable et éventuels accords territoriaux, professionnels et d’entreprises applicables. Cette liste demeure non-exhaustive et doit être adaptée en fonction du contrat nécessaire.
Pour un CDD, son motif précis et sa date de fin ou sa durée minimale doivent être inscrits.
L’absence de contrat écrit quand il est requis, ou un motif de recours mal justifié, expose à une requalification en CDI, avec les conséquences financières que cela implique.
Le bulletin de paie en agriculture : quelles mentions obligatoires ?
Le bulletin de paie est obligatoire pour chaque salarié, quelle que soit la durée du contrat, y compris pour un saisonnier ou un contrat de quelques jours. Il doit obligatoirement mentionner : votre identité et votre numéro SIRET, la convention collective applicable (à savoir la Production agricole et CUMA), la période et le nombre d’heures travaillées, le taux horaire, le détail des cotisations sociales versées à la MSA, ainsi que le montant net versé au salarié. Un bulletin incomplet ou erroné engage votre responsabilité.
Côté délai, le bulletin doit être remis au salarié à chaque échéance de paie, généralement à la fin du mois travaillé. Depuis 2017, vous pouvez le transmettre sous forme électronique, sauf si votre salarié s’y oppose expressément.
DSN, conservation des bulletins et contrôles MSA
La conservation a aussi ses règles : vous devez garder un double de chaque bulletin pendant 5 ans minimum. Côté salarié, la mention « bulletin à conserver sans limitation de durée » a disparu des textes, mais il reste conseillé de garder ses bulletins jusqu’à la liquidation de sa retraite.
Chaque mois, la DSN (déclaration sociale nominative) transmise à la MSA reprend l’ensemble de ces éléments de paie. Elle doit être cohérente avec ce qui figure sur le bulletin remis au salarié : toute erreur de paie doit être corrigée sur les deux supports.
En cas de manquement (bulletin non remis, mentions manquantes, erreurs de cotisations), vous vous exposez à des sanctions et à un risque de contrôle MSA renforcé.
Comment éviter les erreurs lors de l’embauche d’un salarié agricole ?
Pour sécuriser votre paie, votre embauche ou vérifier la conformité de vos bulletins et pratiques en droit social/droit du travail, rapprochez-vous de votre fédération départementale.