Quand vous recrutez un salarié, que ce soit en CDI ou en CDD, pour une saison ou pour un poste permanent, vous avez l’obligation légale de lui transmettre plusieurs informations importantes lors de son embauche. Ces informations, sont là pour établir une relation claire, éviter les malentendus et favoriser une collaboration constructive entre le salarié et vous.
À retenir
- Dès l’embauche, votre salarié doit connaître 13 éléments incontournables concernant son poste et sa relation de travail.
- La plupart des informations doivent être communiquées au plus tard le 7ème jour calendaire suivant la date d’embauche.
- Le contrat de travail est le support principal pour transmettre la majorité de ces informations.
- Signalez tout changement au salarié par écrit.
Quelles informations fournir à votre salarié ?
Dès que vous embauchez, le salarié doit avoir connaissance des 13 informations incontournables suivantes :
L’identité des parties : votre nom (ou celui de votre exploitation) et celui du salarié.
Le lieu de travail : adresse précise du ou des lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur.
La nature du travail : fonction, missions et activités principales et type de contrat (CDD ou CDI).
La date d’embauche : date de début du contrat.
La durée du contrat : si CDD, la date de fin ou la durée prévue de la relation de travail.
La période d’essai : si une période d’essai est prévue, sa durée et ses règles.
La formation : information au salarié sur ses droits en matière de formation professionnelle.
La rémunération : information sur les éléments constitutifs de la rémunération (salaire de base, primes, indemnités…) et les périodicités et les modalités de paiement.
La durée de travail : indication sur le nombre d’heures quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles, avec les modalités pour les heures supplémentaires éventuelles.
La convention et accords collectifs : mention de la convention collective nationale, accords territoriaux ou sectoriels, accords d’entreprise applicables.
Les congés payés : durée des congés payés auquel le salarié a droit.
La fin du contrat : la procédure à observer en cas de cessation de la relation de travail avec le salarié.
La protection sociale : l’identité des organismes de sécurité sociale et de protection sociale (caisse de MSA, retraites complémentaire et supplémentaire, couvertures santé et prévoyance).
Quand transmettre ces informations ?
Sauf quand elles doivent figurer obligatoirement dans le contrat de travail, remis au salarié lors de son embauche avant ce délai, la plupart des informations doivent être communiquées au salarié au plus tard le 7ème jour calendaire suivant la date d’embauche. Certaines informations, comme le droit à la formation, peuvent être communiquées dans un délai d’un mois.
En cas de modification des informations en cours de contrat, informez le salarié par écrit avant que ces changements ne s’appliquent.
Comment transmettre ces informations au salarié ?
Ces informations peuvent être communiquées de différentes manières :
- Le contrat de travail : C’est le document principal qui doit contenir la plupart de ces informations.
- Le bulletin de paie : Certaines informations complémentaires peuvent y figurer, comme le salaire, les heures de travail et les congés payés.
- La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : Une copie de la DPAE peut être remise au salarié. Elle contient des informations essentielles comme la date d’embauche, la nature du contrat et la durée de la période d’essai.
- Un document séparé : Si certaines informations ne figurent ni dans le contrat, ni sur le bulletin de paie, ni sur la DPAE, elles doivent être communiquées au salarié sur un support distinct.
Astuce pratique : Préparez un document simple regroupant toutes ces informations à remettre au salarié dès son arrivée. Cela évite les oublis.
Quels formats de communication utiliser ?
Vous avez plusieurs options :
- Sur papier : Donnez-les en main propre contre signature ou envoyez-les par courrier recommandé ou lettre suivie.
- Par email : Si vous choisissez ce moyen, assurez-vous que le salarié peut les conserver et les imprimer et gardez votre mail d’envoi.
Conseil pratique : Consultez la convention collective nationale et les accords territoriaux ou sectoriels.
N’oubliez pas de vérifier les dispositions spécifiques prévues par les conventions et accords collectifs applicables à votre secteur agricole. Ces textes peuvent contenir des règles supplémentaires concernant, par exemple, les périodes d’essai, les primes et majorations de salaires ou les modalités de rupture du contrat. Rapprochez-vous de la FDSEA de votre département pour vous assurer que vos pratiques sont conformes à ces accords.
Que se passe-t-il en cas de non-respect ?
Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions pour l’employeur. Le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes pour faire valoir ses droits.
En tant qu’exploitant agricole, bien informer vos salariés dès le départ, c’est aussi vous protéger. Avec un peu d’organisation, cette étape devient simple et rapide. En cas de doute, n’hésitez pas à consulter un conseiller FDSEA pour vous assurer de respecter toutes les règles.