Gérer l’administratif est incontournable lors de l’embauche d’un salarié jusqu’à son départ. Retrouvez ici une check-list des principales actions à prévoir pour faciliter vos démarches.
Démarches préalables à l'embauche
- Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) : élaborer et mettre à jour ce document pour identifier les risques de votre exploitation.
- Trousse de secours : constituer une trousse et la rendre accessible.
- Affichage obligatoire : afficher les informations réglementaires (coordonnées de l’inspecteur du travail, services de secours, consignes de sécurité, etc.).
- Formalités particulières : déclaration pour les mineurs de moins de 16 ans. Autorisation de travail pour les salariés de nationalité hors Union-Européenne.
Démarches pendant le contrat
- Suivi des heures de travail : tenir à jour le registre des heures de travail pour enregistrer les heures travaillées et vérifier le respect des durées maximales de travail.
- Gestion des absences : conserver tous les justificatifs d’absence.
- Bulletins de paie : établir ou faire établir les bulletins de paie mensuellement et les remettre aux salariés.
- Déclaration Sociale Nominative (DSN) : à réaliser à la suite du bulletin de paie et à transmettre à la MSA (démarche dématérialisée).
- Versements sociaux : avec l’envoi de la DSN, verser les cotisations sociales à la MSA.
- Entretiens de parcours professionnel : organiser un entretien professionnel l’année de l’embauche, puis tous les 4 ans.
Démarches liées à l'embauche
- Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE) : effectuer la déclaration dans les 8 jours précédant l'embauche auprès de la MSA (généralement la démarche est dématérialisée)
- Affiliation aux régimes sociaux : complémentaire santé et prévoyance et remise de la notice d’information aux salariés.
- Tenue des registres : tenir un registre unique du personnel et un registre des heures de de travail effectuées par chaque salarié.
- Contrat de travail : rédiger et signer le contrat en 2 exemplaires et remettre un exemplaire au salarié
- Équipements de Protection Individuelle (EPI) : à remettre au salarié, gratuitement, en bon état, et adaptés.
- Visite d’information et de prévention : prévoir un rendez-vous auprès du service santé au travail de la MSA dans les 3 mois suivant l’embauche. Dans les cas des postes à risque (exposition aux produits phytosanitaires par exemple ou identifiés comme tels par l’employeur) ou pour les mineurs, la visite est préalable à l’embauche et réalisée par le médecin du travail.
Démarches en cas de rupture du contrat
- Solde de tout compte : établir un solde de tout compte et le remettre au salarié.
- Indemnités de fin de contrat : régler les indemnités de fin de contrat, établir le bulletin de paie en conséquence, puis réaliser la DSN correspondante.
- Attestations : délivrer les attestations nécessaires au salarié concernant France Travail, certificat de travail, portabilité santé / prévoyance le cas échéant.
Attention : cette check-list n’est pas exhaustive et ne remplace pas une consultation juridique.
Faites vous accompagner par un conseiller emploi de votre FDSEA pour une analyse précise de votre situation.