Une fois le bon candidat trouvé, il reste à finaliser son embauche dans les règles. De la déclaration à la MSA à l’accueil du salarié le jour de son arrivée, chaque étape compte pour poser les bases d’une relation de travail sereine.
Cet article vous propose une méthode claire pour gérer simplement et efficacement cette phase cruciale.
À retenir
Confirmer par écrit les conditions d’embauche.
Réaliser la déclaration préalable à l’embauche auprès de la MSA.
Préparer l’accueil et le poste de travail.
Formaliser le contrat de travail.
Organiser la visite médicale et le suivi de la période d’essai.
Confirmer l’embauche et clarifier les conditions
Lorsque le choix du salarié est fait, il est essentiel de confirmer rapidement l’embauche en reprenant les points clés de l’entretien : date de début, durée de la période d’essai, horaires, rémunération brute annuelle et éventuels avantages (logement, repas, etc.). Il est recommandé d’envoyer un courrier ou un message écrit récapitulatif, voire une promesse d’embauche.
Cela permet d’éviter tout malentendu, de rassurer le futur salarié, et d’engager clairement la relation de travail.
Effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
Obligatoire pour tous les employeurs, la DPAE doit être transmise à la MSA au plus tard juste avant le début de l’embauche et peut être réalisée au plus tôt 8 jours avant l’arrivée de votre salarié.
Elle peut se faire :
- Par voie électronique, en principe (et obligatoire si 50 DPAE ont été effectuées l’année précédente par l’employeur),
- Par formulaire papier envoyé en recommandé avec accusé de réception,
- Par télécopie avec conservation de l’accusé de réception.
Attention : la déclaration par téléphone n’est pas valable.
La DPAE regroupe plusieurs démarches :
- Immatriculation du salarié,
- Affiliation à la médecine du travail,
- Affiliation à l’assurance chômage,
- Affiliation à la caisse de retraite complémentaire.
Pour les contrats de travail à durée déterminée (CDD) de courte durée, il existe un dispositif simplifié appelé TESA (Titre Emploi Simplifié Agricole). Cependant, soyez vigilant car les documents simplifiés peuvent parfois entraîner des litiges, où l’employeur est rarement avantagé, prenez conseil auprès de votre FDSEA départementale.
La MSA vous enverra un récépissé dans les 5 jours suivant la réception de votre DPAE.
Une déclaration tardive expose à une sanction pour travail dissimulé et à la perte d’éventuelles aides ou exonérations de charges.
Les aides à l'embauche
Si vous sollicitez des aides à l’embauche, des formalités supplémentaires sont nécessaires.
- Pour un contrat d’apprentissage, vous devez remplir un formulaire type et l’adresser à OCAPIAT.
- Pour un contrat de professionnalisation, vous devez faire une demande de prise en charge auprès d’OCAPIAT.
Préparer l’arrivée du salarié
Anticiper l’arrivée permet de sécuriser l’intégration de votre salarié.
Il est important de :
- Préparer le matériel et les équipements nécessaires (vêtements, outils, équipements de protection individuelle, etc.),
- Organiser son poste de travail,
- Informer l’équipe de son arrivée,
- Définir clairement ses premières missions.
Il est également utile de penser à un livret d’accueil ou une fiche d’information sur l’entreprise (convention collective, règlement intérieur, interlocuteurs, numéros d’urgence, etc.).
Rédiger le contrat de travail
Un contrat écrit est obligatoire :
- Pour un salarié à temps partiel (ou intermittent),
- Pour un CDD, le contrat doit être signé dans les 48 heures suivant l’embauche.
Pour un CDI, l’écrit n’est pas obligatoire mais il est très fortement recommandé de formaliser le contrat dès le départ, notamment pour préciser la période d’essai,
Le contrat doit être établi en 2 exemplaires : un pour vous l’employeur et un pour votre salarié.
Il mentionnera les éléments essentiels : identité des parties, fonctions, durée, horaires, rémunération, lieu de travail, clause de période d’essai, etc.
Le jour J : accueillir et intégrer votre salarié
Le jour de l’arrivée, il est essentiel d’informer votre salarié sur ses droits et devoirs :
- Présentation de l’entreprise, de l’équipe et des locaux,
- Remise des documents utiles (contrat signé, convention collective, etc.),
- Présentation des tâches à effectuer.
Il faut également s’assurer que votre salarié dispose de tout ce dont il a besoin pour commencer dans de bonnes conditions : équipements, outils, planning.
Mettre à jour le registre du personnel
L’employeur doit inscrire le salarié sur le registre unique du personnel dès son arrivée.
Ce registre comporte les informations obligatoires : nom, prénom, date d’embauche, type de contrat, emploi occupé, etc.
Ce document peut être contrôlé par l’inspection du travail ou la MSA, et doit être à jour à tout moment.
Organiser la visite médicale
Tout salarié nouvellement embauché doit passer une visite médicale d’information et de prévention dans un délai de 90 jours.
Pour certains publics (salariés mineurs, en situation de handicap, ou exposés à des risques particuliers), la visite doit être préalable à l’affectation au poste.
L’employeur est responsable de cette organisation, en lien avec le service de santé au travail en agriculture organisé par la caisse de MSA.
Suivre la période d’essai
- La période d’essai est une phase importante pour évaluer si les compétences professionnelles de votre salarié correspondent à celles que vous attendez pour le poste.
Il est conseillé de :
- Suivre régulièrement l’évolution du travail,
- Échanger avec le salarié pour ajuster les missions ou lever d’éventuelles difficultés,
- Organiser un point à mi-parcours.
À la fin de la période d’essai, vous pourrez :
- Confirmer l’embauche,
- La renouveler (si prévu au contrat et permis par l’accord collectif applicable),
- Y mettre fin dans le respect des délais de prévenance
Consultez l’article dédié à la période d’essai.
Finaliser l’embauche de votre salarié sur son exploitation ne se limite pas à signer un contrat. C’est une démarche complète qui demande rigueur administrative et attention humaine.
En suivant ces étapes, en tant qu’employeur vous créez un cadre de travail clair et sain, bénéfique pour la suite de la relation professionnelle. En cas de doute, vous pouvez contacter votre FDSEA pour un accompagnement juridique ou administratif adapté à votre situation.